Rekisteri- ja tietosuojaseloste

Tämä on Suomen Suzuki-yhdistys ry:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Laadittu 23.5.2018.  Viimeisin muutos 23.5.2018.

  1. Rekisterinpitäjä

Suomen Suzuki-yhdistys ry
Y-tunnus: 0702794-3
c/o Niina Haapanen, Teivaalantie 68, 33400 Tampere
Puhelin 050 5409300
Sähköposti: niina.haapanen@gmail.com

  1. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö

Tiina Puumalainen
Puhelin 040 5144927
Sähköposti: tiina.puumalainen@tampereensuzukikoulu.fi

  1. Rekisterin nimi

Suomen Suzuki-yhdistyksen jäsenrekisteri

  1. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja peruste

Yhdistyslain 26.5.1989/503 11 § perusteella yhdistyksen on pidettävä jäsenistä luetteloa. Lain edellyttämän nimen ja kotipaikan lisäksi yhdistys tarvitsee osoitetiedon jäsenlehden lähettämistä varten, sekä sähköpostiosoitteen tiedottamista ja jäsenlaskutusta varten. Myös yhdistyksen järjestämät leirit, kurssit  ja tapahtumat laskutetaan sähköpostitse.

Rekisteriä ylläpidetään yhdistyksille tarkoitetussa Netti-Jäserissä. Rekisterin käyttöoikeus on ainoastaan yhdistyksen hallituksen nimittämällä jäsenrekisterin hoitajalla sekä puheenjohtajalla.

Rekisteriin tallennetaan kannatus-, opettaja-, opiskelija-, yhteisö- ja kunniajäsenet. Tallennettavia tietoja ovat yhteystietojen lisäksi kansalliselle leirille osallistumiset ja tarpeen mukaan instrumenttitiedot, sisarustiedot tai kannatusjäsenenä olevan perheen perheenjäsenten nimet. Instrumentti- ja perheen sisäiset tiedot auttavat kansallisen leirin järjestämisessä. Opettajajäseniltä tallennetaan Suzuki-koulutuksen tasotutkintotietoja Euroopan Suzuki-yhdistyksen (European Suzuki Association) kanssa tehtävän yhteistyön vuoksi.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

  1. Rekisterin tietosisältö

Rekisteriin tallennetaan: jäsenen nimi, osoite, puhelinnumero ja sähköposti. Rekisterissä on jäsenen laskutushistoria jäsenlaskuista ja kansallisen leirin laskuista.

Rekisteriin tallennetaan tarvittaessa perheenjäsenten nimiä ja instrumenttitietoja.

Opettajajäseniltä tallennetaan lisäksi Suzuki-koulutuksen tasotutkintojen tietoja.

  1. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseniltä mm. www-lomakkeilla jäseneksi ilmoittautumisen yhteydessä, sähköpostitse, puhelimitse tai muista tilanteista, joissa jäsen luovuttaa tietojaan.

  1. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Yksittäiseen henkilöön liittyviä tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Yhdistykseen liittyvää tilastotietoa (jäsenmäärä, eri jäsenlajien määrä, jonka mukana ei toimiteta yksilöiviä tietoja) käytetään mm. yhdistyksen vuosikertomuksessa ja jäsenlehdessä. Opettajajäsenten koulutuksen tasotutkintotietoja julkaistaan nimen ja instrumentin kanssa jäsenlehdessä sekä yhdistyksen verkkosivuilla. Opettajajäsenten nimi-, sähköposti- tai puhelintietoja voidaan julkaista verkkosivulla. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu jäsenen kanssa.

Opettaja- ja opiskelijajäsenet kuuluvat Suomen Suzuki-yhdistykseen liittyessään automaattisesti Euroopan Suzuki-yhdistykseen. Suomen Suzuki-yhdistys ry toimittaa opettaja- ja opiskelijajäsenen yhteystiedot European Suzuki Associationin ylläpitämään jäsentietokantaan. Toimitettavat tiedot ovat nimi, sähköposti, osoite ja puhelinnumero. Opettajajäsen voi tarkistaa omat tietonsa tietokannasta www.europeansuzuki.org sivujen kautta tietokantaan kirjautumalla.

Opiskelijajäsenten yhteystietoja voidaan toimittaa hallituksen nimittämille opettajien kouluttajille sekä kurssitoiminnan laskutusta varten tilitoimisto Inscrire Oy:lle. Yhteystiedot ovat nimi, osoite ja sähköposti.

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

  1. Henkilötietojen säilytysaika

Yhdistys on velvollinen pitämään jäsenistä listaa. Jäsen voi erota ilmoittamalla siitä www-lomakkeella tai muuten ottamalla yhteyttä jäsenrekisterin ylläpitäjään. Eronneen jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä.

Yhdistys tarkastelee jäsenrekisteriä vuosittain, ja poistaa sieltä automaattisesti jäseniä, joiden jäsenmaksut ovat jääneet maksamatta.

  1. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Netti-Jäseri toimii verkossa, joten rekisteri ei ole kenenkään käsittelijän laitteella saatavissa ilman kirjautumista. Kirjautumistietoja ei tallenneta laitteille automaattisesti.

Tietojen selailuoikeutta on rajoitettu hallituksen nimittämään jäsenrekisterin hoitajaan sekä yhdistyksen puheenjohtajaan.

Tulosteita ei käytetä säännöllisesti. Tapahtuman järjestäminen saattaa vaatia läsnäololistan tai muun vastaavan tulostamisen. Käytön jälkeen tulosteet joko tuhotaan asianmukaisesti tai säilytetään ulkopuolisten ulottumattomista. Yhdistys ei käsittele arkaluontoisia tietoja.

  1. Tarkastus- ja korjausoikeus

Rekisteröidyllä on henkilötietolain mukainen oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Rekisteröidyn pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai poistetaan käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot. Tietojen tarkastus ja päivitys tapahtuu ottamalla yhteys jäsenrekisterin ylläpitäjään. Pyynnön tulee olla kirjallinen ja allekirjoitettu.

  1. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).